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Verfahrensdokumentation
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GoBD-konforme Rechnungsverwaltung
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+ 1. Systembeschreibung
+ Zweck: Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Rechnungen gemäß §14 UStG und
+ GoBD.
+ Technologie: Laravel (Backend), Vue.js (Frontend), SQLite/MySQL (Datenbank), S3
+ (Speicher).
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+ 2. Prozesse
+ 2.1 Rechnungserstellung
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+ Nutzer erstellt Entwurf (Status: `draft`).
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+ System speichert Entwurf ohne Rechnungsnummer.
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+ Bei "Rechnung stellen":
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+ System vergibt fortlaufende Nummer (z. B. `RE-2023-001`).
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+ Status wird auf `issued` gesetzt.
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+ PDF/XML wird generiert und unveränderlich gespeichert
+ (S3 mit Versionierung).
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+ Audit-Log wird erstellt.
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2.2 Rechnungsstornierung
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+ Nutzer wählt "Stornieren" und gibt Grund an (GoBD-Pflicht!).
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+ System:
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+ - Setzt Status auf `cancelled`.
+ - Erstellt Gutschrift (Credit Note) mit negativem Betrag.
+ - Speichert Stornierungsgrund im Audit-Log.
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2.3 Archivierung
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+ - Automatische Backups täglich um 3:00 Uhr (`spatie/laravel-backup`).
+ - Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (S3 Lifecycle Policy).
+ - Speicherformat: PDF + XML (ZUGFeRD-konform).
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3. Technische Maßnahmen
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+ Maßnahme
+ Umsetzung
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+ Unveränderbarkeit
+ Rechnungen nach Stellung als `readonly` markiert. Datenbank-Trigger verhindern
+ Änderungen.
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+ Nachvollziehbarkeit
+ `laravel-auditing` protokolliert alle Änderungen (wer, wann, was).
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+ Vollständigkeit
+ Fortlaufende Nummernvergabe ohne Lücken (Datenbank-Transaktionen).
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+ Aufbewahrung
+ Tägliche Backups auf S3 mit Versionierung (10 Jahre Aufbewahrung).
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+ Zugriffsschutz
+ Laravel Policies schränken Berechtigungen ein (z. B. nur Buchhalter dürfen
+ stornieren).
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+ Prüfbarkeit
+ Audit-Logs und Revisionsprotokolle sind über Admin-Oberfläche einsehbar.
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4. Verantwortlichkeiten
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+ Rolle
+ Verantwortung
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+ Buchhaltung
+ Erstellung, Stellung und Stornierung von Rechnungen.
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+ IT-Administration
+ Wartung der Systeme, Backups, Zugriffsrechte.
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+ Geschäftsführung
+ Freigabe von Prozessen, regelmäßige Prüfung der GoBD-Konformität.
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5. Prüfprotokolle
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+ - Monatlich: Automatischer Report aller gestellten/stornierten Rechnungen (via
+ `laravel-excel`).
+ - Jährlich: Manuelle Prüfung der Archivierung durch Steuerberater.
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